[Segurança] Cuidados de segurança na volta para o escritório

Aos poucos estamos retomando a vida após mais de um ano e meio convivendo com a pandemia do novo Coronavírus - e suas diversas variantes. Nesse processo de retomada, diversas empresas que foram obrigadas a adotar o regime de trabalho remoto estão pedindo que seus funcionários voltem aos escritórios, retornando ao trabalho presencial ou optando pelo modelo híbrido de trabalho, onde os colaboradores podem trabalhar de forma remota ou presencial, dependendo de uma escala ou conveniência acordada com a empresa. Mesmo com o recente aumento de casos causada pela variante ômicron do COVID-19, eu tenho a impressão que várias empresas continuam numa movimentação de retorno aos escritórios, de forma mais intensa desde o final de 2021..

Nessa retomada, é importante relembrar alguns cuidados básicos de segurança que devemos ter no ambiente de escritório, para proteger nossas informações pessoais e corporativas. Afinal, após tanto tempo isolados em casa, nos esquecemos de como conviver em um ambiente com circulação de muitas pessoas e onde constantemente tratamos informações confidenciais.

São cuidados simples, porém muito importantes:

• Sempre bloqueie o computador ao sair da sua mesa, mesmo que seja por um curto período de tempo. Assim você evita que alguém mal-intencionado acesse seus dados, suas informações pessoais e até mesmo os sistemas corporativos em seu nome. Esse cuidado vale sempre que se afastar do computador, inclusive quando você está em uma sala de reunião;
• Não deixe documentos pessoais e confidenciais em cima da sua mesa (é o que chamamos de "mesa limpa"). Ao sair do escritório, no intervalo do almoço ou no final do dia, não deixe tais informações expostas na mesa – nem mesmo objetos de valor. Como vários lugares passaram a ser rotativos, lembre-se também de guardar ou levar consigo seus objetos pessoais no final do expediente;
• Não deixe documentos na impressora: Se você precisa imprimir alguma coisa, vá buscar o documento imediatamente, para não correr o risco de esquecer. Se o documento não estiver bom e precisar imprimir novamente, tome o cuidado de descartá-lo adequadamente (veja a próxima dica!). Tome cuidado redobrado ao imprimir documentos com informações pessoais ou confidenciais;
• Descarte seus documentos de forma segura: precisou descartar um documento impresso, use uma fragmentadora de papel. O ideal é que ela seja posicionada próximo as impressoras;
• Não anote suas senhas. Você pode não acreditar, mas cedo ou tarde alguém vai encontrar aquela senha escrita no seu caderno de notas ou naquele post-it guardado embaixo do teclado ou na sua caixinha de tranqueiras em cima da mesa. Por isso mesmo, nunca anote as suas senhas – memorize ou use uma ferramenta para guarda segura de senhas;
• Cuidado nas reuniões com pessoas externas, como um fornecedor por exemplo. Ao receber uma pessoa visitando o escritório, é importante certificar que não há nenhum documento sensível esquecido na sala ou alguma informação confidencial anotada nas lousas da sala de reunião. Verifique isso antes do início e após o final da reunião. Certifique-se de apagar as anotações das reuniões nos quadros das salas, após acabar sua reunião.

A maioria dessas dicas você pode usar em qualquer lugar, incluindo em casa, no hotel, num evento, num ambiente de co-working ou quando você for participar de uma reunião no escritório de terceiros. Faça delas um hábito e automaticamente você estará cuidando e protegendo melhor as suas informações.

Para as empresas, eu deixo aqui a minha sugestão para que essas dicas sejam compartilhadas e reforçadas periodicamente pelos times de segurança junto aos colaboradores. Em especial, é muito importante relembrar esses cuidados nesse momento em que as pessoas estão retornando aos escritórios. Assim, estaremos colaborando na educação dos usuários finais.

PS: Uma versão desse artigo foi publicada no portal Mente Binária: Cuidados de segurança na volta para o escritório.