[Carreira] Como tornar as reuniões mais produtivas

Reuniões sempre foram um grande drama corporativo. Em todas as organizações, boa parte do tempo dos funcionários é despendido em reuniões - e é comum ouvir reclamações sobre isso.

Não é a toa que todo mundo odeia ser convocado uma reunião, pois é muito frequente participarmos de reuniões aonde você nada tem a ver com o assunto, ou você só é necessário em um ponto específico. Isso sem falar que é comum você ser convocado para participar em reuniões que você nem sabe o tema. O convite chega e você não tem opção a não ser aceitar e esperar para ver o que vai ser discutido. Me parece que as pessoas acham que manter o segredo sobre a pauta da reunião aumenta o interesse das pessoas, ou aumenta a expectativa... sei lá... :(

Recentemente li um artigo sobre "como tornar as reuniões de condomínio menos chatas" que traz alguns pontos muito importantes sobre como melhorar a dinâmica das reuniões, e essas dicas podem ser aplicadas para qualquer reunião:

• Antes de mais nada: toda reunião tem que ter uma pauta e uma ata. A pauta serve para descrever, com antecedência, quais assuntos serão discutidos na reunião. Quanto mais detalhada for a pauta, melhor as pessoas podem se preparar para a reunião e, acredite, isso torna as discussões mais rápidas e objetivas;
• Durante a reunião, faça a ata, transcrevendo o que está sendo discutido e, principalmente, as conclusões e próximas tarefas. Ao final, compartilhe a ata com todos os participantes. A ata serve para formalizar as decisões que foram tomadas, e pode ser utilizada para cobrar uma ação ou, simplesmente, dar continuidade ao assunto na próxima reunião Além do mais, a ata permite que as pessoas que não estavam presentes possam acompanhar o que foi discutido e decidido, evitando que um determinado assunto sempre volte nas reuniões seguintes;
• Ritmo: a pauta precisa ser listada com antecedência e os assuntos devem ser organizados por prioridade e similaridade. Durante a reunião, todos devem colaborar para que os assuntos sejam debatidos e definidos sem enrolação;
• Descontração: não é necessário falar com rigor e vocabulário formal. O bom senso deve prevalecer na hora de descontrair o ambiente. Mas cuidado, porque descontração em excesso causa distração;
• Empatia: essencial para chegar em concordâncias, as pessoas devem tentar se colocar no lugar umas das outras para entender melhor os assuntos tratados e trabalharem por uma decisão que seja boa para ambas as partes. O consenso é melhor do que uma decisão imposta por votação;
• Ordem: Comece a reunião pelos assuntos mais importantes e urgentes, assim você garante que eles sejam tratados e que as pessoas que estiverem sem tempo poderão participar das decisões críticas antes de saírem da reunião;
• Cafézinho: depois que os apressados saírem, por que não fazer um coffee break? Pausas assim incentivam a harmonia entre os moradores;
• Use a Tecnologia a seu favor: hoje em dia é muito fácil preparar e adiantar muitas pautas com a utilização de ferramentas na Internet, como enquetes, grupos de discussão ou mesmo listas de e-mail.