Nessa retomada, é importante relembrar alguns cuidados básicos de segurança que devemos ter no ambiente de escritório, para proteger nossas informações pessoais e corporativas. Afinal, após tanto tempo isolados em casa, nos esquecemos de como conviver em um ambiente com circulação de muitas pessoas e onde constantemente tratamos informações confidenciais.
São cuidados simples, porém muito importantes:
- Sempre bloqueie o computador ao sair da sua mesa, mesmo que seja por um curto período de tempo. Assim você evita que alguém mal-intencionado acesse seus dados, suas informações pessoais e até mesmo os sistemas corporativos em seu nome. Esse cuidado vale sempre que se afastar do computador, inclusive quando você está em uma sala de reunião;
- Não deixe documentos pessoais e confidenciais em cima da sua mesa (é o que chamamos de "mesa limpa"). Ao sair do escritório, no intervalo do almoço ou no final do dia, não deixe tais informações expostas na mesa – nem mesmo objetos de valor. Como vários lugares passaram a ser rotativos, lembre-se também de guardar ou levar consigo seus objetos pessoais no final do expediente;
- Não deixe documentos na impressora: Se você precisa imprimir alguma coisa, vá buscar o documento imediatamente, para não correr o risco de esquecer. Se o documento não estiver bom e precisar imprimir novamente, tome o cuidado de descartá-lo adequadamente (veja a próxima dica!). Tome cuidado redobrado ao imprimir documentos com informações pessoais ou confidenciais;
- Descarte seus documentos de forma segura: precisou descartar um documento impresso, use uma fragmentadora de papel. O ideal é que ela seja posicionada próximo as impressoras;
- Não anote suas senhas. Você pode não acreditar, mas cedo ou tarde alguém vai encontrar aquela senha escrita no seu caderno de notas ou naquele post-it guardado embaixo do teclado ou na sua caixinha de tranqueiras em cima da mesa. Por isso mesmo, nunca anote as suas senhas – memorize ou use uma ferramenta para guarda segura de senhas;
- Cuidado nas reuniões com pessoas externas, como um fornecedor por exemplo. Ao receber uma pessoa visitando o escritório, é importante certificar que não há nenhum documento sensível esquecido na sala ou alguma informação confidencial anotada nas lousas da sala de reunião. Verifique isso antes do início e após o final da reunião. Certifique-se de apagar as anotações das reuniões nos quadros das salas, após acabar sua reunião.
A maioria dessas dicas você pode usar em qualquer lugar, incluindo em casa, no hotel, num evento, num ambiente de co-working ou quando você for participar de uma reunião no escritório de terceiros. Faça delas um hábito e automaticamente você estará cuidando e protegendo melhor as suas informações.
Para as empresas, eu deixo aqui a minha sugestão para que essas dicas sejam compartilhadas e reforçadas periodicamente pelos times de segurança junto aos colaboradores. Em especial, é muito importante relembrar esses cuidados nesse momento em que as pessoas estão retornando aos escritórios. Assim, estaremos colaborando na educação dos usuários finais.
PS: Uma versão desse artigo foi publicada no portal Mente Binária: Cuidados de segurança na volta para o escritório.
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